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Mejorar la contabilidad de los autónomos

Mejorar la contabilidad de los autónomos

Trabajar por cuenta propia tiene muchas ventajas, no hay duda, pero también puede ser complicado en muchos momentos si no se sabe bien lo que se hace, por lo que brindamos algunos consejos para mejorar la contabilidad de los autónomos.

¿Eres autónomo? Entonces sabrás que es esencial conocer el procedimiento de la contabilidad de tu negocio para poder cumplir con tus obligaciones fiscales y conocer, en todo momento, el estado de tu actividad.

Una de tus preocupaciones principales será el cumplimiento de tus obligaciones contables y fiscales, por lo que ten en cuenta lo siguiente:

Los ingresos

Facturas emitidas

Debes llevar un libro de registro de las facturas emitidas como resultado del desarrollo de tu actividad. Este listado estará ordenado por orden cronológico, reflejando la siguiente información: número de factura, fecha de emisión, destinatario de la factura, base imponible, tipo de IVA, importe del IVA y retención de IRPF.

El objetivo de éste libro es saber lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, normalmente un trimestre, y contabilizar los ingresos que genera la actividad.

Para evitar el falseamiento de los ingresos (eliminando facturas, por ejemplo), la Agencia Tributaria exige que la numeración de las facturas sea incremental y continua, sin permitir duplicados ni saltos en la numeración.

Los gastos

Facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

Para completar la contabilidad también deberás tener en cuenta todos aquellos gastos necesarios para conseguir ingresos y saber si el negocio genera beneficios o pérdidas.

Previamente a la clasificación y contabilización de los gastos, deberás considerar si un gasto puede considerarse como deducible fiscalmente o no. Para ello debe cumplir dos requisitos, estar afecto a la actividad (es decir, derivar de la misma o producirse como consecuencia de su desarrollo), y ser necesario para la actividad.

Teniendo esto en cuenta, evitaremos tener disgustos con la Agencia Tributaria en caso de inspección o investigación.

Para la contabilización del análisis de los gastos, deberás llevar los siguientes libros de registros

  • Libro de registro de facturas recibidas

En este libro deben anotarse las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas, numeradas correlativamente, correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.

Estas facturas deberán contener su número correspondiente, la fecha de expedición o de emisión, el nombre y apellidos o razón social del emisor, su número de identificación fiscal, la base imponible, el tipo impositivo aplicable al IVA, la cuota tributaria (importe IVA) y la retención correspondiente. La numeración podrá realizarse mediante series separadas siempre que existan razones que lo justifiquen.

Se registrarán:

  • Las facturas correspondientes a las entregas que den lugar a las adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al impuesto, efectuadas por empresarios o profesionales.
  • En los casos de inversión del sujeto pasivo, la factura original o el justificante contable de la operación expedido por quien realice una entrega de bienes o una prestación de servicios.
  • Las facturas o documentos sustitutivos rectificativos deberán ser anotadas en este libro registro con la debida separación.

En tu libro registro de facturas recibidas se anotarán, una por una, las facturas recibidas y, en su caso, los documentos de aduanas y los demás indicados anteriormente. Se consignarán su número de recepción, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior y así conste en el citado documento, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria.

  • Libro de bienes de inversión

Llamamos bienes de inversión a aquellos bienes, como autónomo, has comprado y que por su naturaleza la Agencia Tributaria considera que no los vas a consumir durante un ejercicio (por ejemplo una furgoneta, un ordenador…). Es decir, se consideran bienes de inversión los bienes corporales, muebles, semovientes o inmuebles que, por su naturaleza o función, están destinados a ser utilizados por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación.

Asimismo, no permite contabilizarlos como un gasto único, obliga a contabilizarlo distribuyendo su importe proporcionalmente a lo largo de varios trimestres o años. Mientras la actividad genere los suficientes ingresos, interesa amortizar los bienes en el período de tiempo más corto que permita la Agencia Tributaria para pagar así el mínimo de impuestos posible.

La Agencia Tributaria tiene clasificados los bienes de inversión según su tipo, definiendo plazos de amortización mínimos y máximos que puedes aplicar.

En este libro deberás registrar:

  • Los bienes de inversión debidamente individualizados.
  • Los datos precisos para identificar las facturas y documentos de Aduanas de cada bien.
  • Por cada bien individualizado se registrará: la fecha del comiendo de su utilización, la prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones.
  • Libro de registro de gastos

Tanto las facturas recibidas como los bienes de inversión son también gastos para el autónomo aunque no deben contabilizarse en este libro de registro, por lo que a menudo genera confusión.

Deberás contabilizar los gastos para los cuales no tengas factura, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de recibo del banco.

Por ejemplo, el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social es un gasto necesario para desarrollar la actividad, por ello, debe contabilizarse utilizando el recibo del banco como justificante al no disponer de factura. También sería otro ejemplo la compra de material de oficina o dispositivos informáticos necesarios para desempeñar la actividad. Si no nos generan factura, el ticket serviría. Una comida de empresa, el taxi por la visita de un cliente, la factura telefónica con la que realizas llamadas a clientes… entre otros.

Para poder desgravarte todos estos tickets y/o facturas, deberás demostrar su afección a la actividad.

En caso de tener tanto el ticket como la factura de la compra de un mismo bien o servicio, únicamente podrás contabilizar uno de los dos. Es más conveniente contabilizar la factura, ya que te permitirá desgravar también el IVA asociado al gasto.

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Llevar un control de la contabilidad te servirá para saber en todo momento aquello que has ingresado por tu actividad, aquello que has gastado, lo que te deben y lo que debes, conociendo, en todo momento, el estado de tu negocio.

Inicialmente, la contabilidad de los autónomos parece confusa y compleja, pero al poco tiempo de gestionarla empieza a esclarecerse y volverse más sencilla de llevar. Además, existen herramientas de facturación que pueden ayudarte a llevar un mejor control y gestión de tu contabilidad. Si aun así no te ves capaz o no quieres encargarte tú mismo/a, dispones de gestorías que pueden asesorarte según tus necesidades.

Plantearse la posibilidad de emprender una actividad económica por cuenta propia inicialmente puede resultar intimidante, pero no arriesgar por miedo al fracaso imposibilita emprender con éxito, así que… ¡adelante emprendedores!

En el caso de tener dificultados económicas, no dudes en contactar sin compromiso con Casa de Crédito para poder ayudarte y asesorarte.